A Internet realmente revolucionou o mundo nesta última década. Acredito que a maior revolução da Internet esteja principalmente relacionado à invenção do correio eletrônico. O e-mail se tornou algo tão vital na sociedade moderna que é quase impossível conhecer alguém que não tenha um. Você conhece alguém que não tem? Se conhecer, é por pouco tempo.
Mas o e-mail também se tornou um grande problema para administração de tempo. Uma pesquisa da Tríade do Tempo, revelou que o Brasileiro gasta em média 3 horas diárias, para ler, organizar e responder seus e-mails! Sem uma estratégia, você pode gastar muito tempo sem necessidade.

Se você tem problemas com seus e-mails aqui vão algumas dicas:

1. Tenha um e-mail oficial e um e-mail secundário – Quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu e-mail secundário, assim evita que seu e-mail principal fique cheio de bobagens.

2. Crie horários para checar suas mensagens – Desligue seu e-mail e crie horários específicos para checar novas mensagens. Minha sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.

3. Ao ler um e-mail tome uma ação imediata – Se o e-mail exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos então, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o e-mail e tomar a ação que já poderia ter sido feita. Se exigir um tempo maior de 3 minutos delegue ou crie uma tarefa para atender a esse e-mail em um horário mais apropriado.

4. Evite manter sua caixa de entrada com muitos e-mails – Muitos e-mails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade de localizar informações quando precisar. Na caixa de entrada, mantenha apenas e-mails pendentes ou delegados à outras pessoas.
5. Utilize um software anti-spam – Se você utilizar o Microsoft Outlook, habilite o recurso de Lixo Eletrônico, caso utilize algum software anti-vírus, verifique se ele não possui em seu pacote um recursos de anti-spam (que em geral são mais eficazes).

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